Umowy zlecenia i ZUS

Umowy zlecenia i ZUS

Jak sobie radzić w nowej rzeczywistości prawnej? Komentarz Piotra Kantorowskiego z Kancelarii Kantorowski i Wspólnicy.

Kobiety w polskim PR
DON’ts, czyli czego liderzy i HRowcy nie powinni robić w czasach izolacji i kryzysu
Marketing i komunikacja w trakcie i po pandemii

Od 1 stycznia 2016 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące ozusowania umów-zleceń. Ich wprowadzenie wywołało liczne kontrowersje, szczególnie wśród mikro- i małych przedsiębiorców. Wejście w życie nowelizacji doprowadziło bowiem do zwiększenia obciążeń publicznoprawnych firm oraz nałożyło dalsze obowiązki na przedsiębiorców.

Nie sposób odmówić wprowadzonym zmianom właściwej intencji, gdyż w dynamicznie rozwijających się gospodarkach, do których niewątpliwie należy zaliczyć naszą rodzimą, nierzadko to właśnie odgórne regulacje prowadzą do eliminowania szkodliwych społecznie trendów. Nie można jednak zapominać, że zmiany, które w założeniu miały być korzystne dla zleceniobiorców, nie mogą jednocześnie uderzać w przedsiębiorców, gdyż to właśnie ta grupa finalnie zapewnia rozwój gospodarczy kraju.

Od momentu rozpoczęcia prac sejmowych nad nowelizacją ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pojawiło się już wiele opracowań dotyczących ozusowania umów-zleceń wedle nowych przepisów. Trzeba podkreślić fakt, że mimo bardzo krótkiego okresu obowiązywania tych regulacji przedsiębiorcy mają dużą świadomość prawną co do zmian, które zaszły. Warto jednak przypomnieć, jak w chwili obecnej przedstawia się oskładkowanie umów-zleceń.

W przeciwieństwie do stanu prawnego obowiązującego do 31 grudnia 2015 r. zleceniobiorca spełniający warunki do objęcia obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi podlega tym ubezpieczeniom zarówno jako zleceniobiorca, jak i z  innych tytułów. Zasada ta nie obowiązuje jednak, gdy łączna podstawa wymiaru składek z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy-zlecenia lub z  innych tytułów osiąga kwotę minimalnego wynagrodzenia. Ustalenia łącznej podstawy wymiaru składek dla celu rozstrzygnięcia zbiegu tytułów dokonuje się według kolejności ich powstawania. Wydawać by się mogło, że regulacja ta jest dość zawiła, jednak można w uproszczeniu powiedzieć, że obecnie oskładkowanie umów-zleceń przedstawia się w ten sposób, że do momentu, w którym ostatnia z zawartych umów zrówna się lub przekroczy kwotę minimalnego wynagrodzenia, która obecnie wynosi 1850 zł brutto, umowy te podlegają ozusowaniu obowiązkowo. Co ważne, umowa, która przekracza łącznie z innymi umowami tę kwotę, podlega w całości oskładkowaniu od pełnej wysokości wynagrodzenia zleceniobiorcy. Decyduje tu kolejność zawarcia umów, więc w  przypadku przekroczenia powyższego progu brak jest możliwości dowolnego wyboru, która z umów nie będzie podlegała ubezpieczeniu.

Zmiana ta jest znacząca w porównaniu do dotychczasowych regulacji, jednak faktycznie to nie w niej należy doszukiwać się rzeczywistych zagrożeń dla przedsiębiorców. Dodatkowe obciążenia ekonomiczne, gdy są możliwe do określenia i skalkulowania, można bowiem zawsze ująć w marżę produktu czy usługi. Jeśli dotyczą one ogółu firm, ich wprowadzenie finalnie obciąży konsumentów, nie zmieniając jednocześnie trendów na rynku.

Problematyczna okazuje się w rzeczywistości zupełnie inna kwestia. Jak wynika bowiem z art. 34 ust. 6 ustawy o  systemie ubezpieczeń społecznych, jeżeli do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, składka jest opłacana przez każdego płatnika, chyba że ubezpieczony przedłoży płatnikowi dokumenty, z  których wynika brak konieczności opłacania składek. Oznacza to, że w przypadku zawarcia umowy- -zlecenia przedsiębiorca może odstąpić od odprowadzania składki emerytalnej i rentowej od tej umowy po uprzednim udokumentowaniu, że zleceniobiorca osiąga przychód w kwocie równej lub wyższej minimalnemu wynagrodzeniu. Przepis nie precyzuje, jakiego rodzaju mają to być dokumenty, więc można zasadnie przyjąć, iż mogą to być kopie innych umów czy zaświadczenia od innych płatników składek, a nawet – w ostateczności – oświadczenie samego zleceniobiorcy.

Trzeba jednak podkreślić, że udokumentowanie osiąganego przez zleceniobiorcę przychodu ma dotyczyć przychodu wypłaconego na jego rzecz w  danym miesiącu, a nie jedynie kwoty mu należnej. Wynika z tego, że obowiązek odprowadzenia składek od danej umowy zlecenia zaktualizuje się również wtedy, gdy w danym miesiącu – mimo treści pozostałych umów – pozostali płatnicy nie odprowadzą składek na ubezpieczenie emerytalne i  rentowe do ZUS. Weryfikacja tego wydaje się być już znacząco utrudniona, a niekiedy wręcz niemożliwa szczególnie na dzień wypłaty wynagrodzenia z tej umowy, z której brak jest obowiązku odprowadzania składek. Tym samym, na podstawie samych tylko zebranych przez przedsiębiorcę dokumentów nie można z całą pewnością ustalić, czy w  danym miesiącu wynagrodzenie należne zleceniobiorcy będzie czy też nie będzie objęte obowiązkową składką emerytalną i rentową. Jest to o tyle istotne, że to właśnie przedsiębiorca jako płatnik składek ponosi względem ZUS odpowiedzialność za prawidłowe obliczenie i odprowadzenie składki.

Biorąc pod uwagę wskazane powyżej mankamenty nowych regulacji, wydaje się zasadne zarekomendowanie kilku rozwiązań, które będą miały na celu zmniejszenie ryzyka ponoszonego przez przedsiębiorcę. Po pierwsze, w przypadku umów, od których nie ma obowiązku uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne, termin płatności powinien być ustalony po 15-tym dniu miesiąca następującego, za który wynagrodzenie to jest zleceniobiorcy należne. Pozwoli to przedsiębiorcy na zweryfikowanie w ZUS, czy za danego zleceniobiorcę zostały odprowadzone składki od kwoty równej lub wyższej minimalnemu wynagrodzeniu, co dopiero przesądza o braku konieczności odprowadzania składek od tej umowy. Drugim rozwiązaniem, które w przypadku nieodprowadzenia składek od kolejnej umowy- -zlecenia może zmniejszyć ryzyko przedsiębiorcy, jest nałożenie w umowie-zleceniu na zleceniobiorcę obowiązku zwrotu kwoty stanowiącej równowartość odprowadzonych przez płatnika składek w  przypadku, gdyby wbrew zapewnieniu zleceniobiorcy czy danych wynikających z  przedłożonych przez niego dokumentów umowa ta podlegała ozusowaniu. Nie może budzić wątpliwości, iż oba powyższe rozwiązania są prawnie dopuszczalne, uwzględniając fakt, iż postanowienia umowy-zlecenia podlegają w znaczącej mierze swobodzie umów, a w szczególności brak jest w ich przypadku ograniczeń, które istnieją w zakresie umowy o pracę.

Rozważając kwestię obecnie wprowadzonych uregulowań dotyczących ozusowania umów-zleceń, nie można też zapominać o tym, że w przypadku menedżerów, którzy niejednokrotnie również są zatrudniani na podstawie umowy-zlecenia, nie zmieniły one dotychczas istniejących metod optymalizacji oskładkowania. Najbardziej znaną z nich jest tzw. opcja menedżerska dotycząca nabycia lub objęcia akcji w spółkach należących do grupy kapitałowej danego przedsiębiorcy. Dochód uzyskany następnie z dywidendy lub ze sprzedaży akcji nie podlega w tym przypadku ozusowaniu, a wprowadzenie takiego rozwiązania niewątpliwie korzystnie wpływa na poziom zaangażowania menedżera w rozwój przedsiębiorstwa. Jego mankamentem jest jednak to, że mogą z niego skorzystać w zasadzie wyłącznie największe korporacje.

Czy zatem sektor MŚP może wykorzystać rozwiązania optymalizujące obciążenia związane z  zapłatą składek ZUS? Istniejące ku temu metody są co prawda mało powszechne, jednak niewątpliwie skuteczne. Przedsiębiorca, aby z nich skorzystać, winien posłużyć się pochodnymi instrumentami finansowymi. Jest to rozwiązanie polegające na zawarciu z menedżerem umowy określanej często jako program menedżerski, na podstawie której nabywa on pochodny instrument finansowy, który stwarza podstawę do wypłaty danej kwoty w przypadku ziszczenia się przesłanek określonych w  tej umowie. Najczęściej program menedżerski odnosi się do wskaźników takich jak EBIT czy EBITDA, które to związane są z zyskiem operacyjnym osiąganym przez przedsiębiorcę. Otrzymywana przez menedżera kwota pieniężna zależy więc od powodzenia finansowego firmy w danym okresie. Środki w ten sposób uzyskane nie podlegają oskładkowaniu ZUS. Nowelizacja ustawy o  systemie ubezpieczeń społecznych nie wprowadziła w tym zakresie żadnych zmian.

Podsumowując, trzeba podkreślić, że wskazane powyżej zmiany zwiększyły obciążenia finansowe, które dotychczas ponosili przedsiębiorcy, nakładając dodatkowo na nich obowiązki związane z  weryfikacją sytuacji zleceniobiorców. To jednak nie same obciążenia finansowe mogą stać się realnym problemem dla firm, ale konsekwencje ponoszone przez płatników składek w związku z ewentualnym, nawet niezawinionym, przekazaniem przez zleceniobiorców nierzetelnych informacji co do braku obowiązku odprowadzania od danej umowy składek na ZUS.

Nowe regulacje nie zmieniły jednak możliwości optymalizacji w  zakresie składek na ubezpieczenie społeczne dotyczących kadry menedżerskiej. W dalszym ciągu istnieją w tym obszarze możliwości wdrożenia stosownych rozwiązań, które z  jednej strony nie są objęte obowiązkiem zapłaty składek do ZUS, a z drugiej – zapewniają wypłatę dodatkowych wynagrodzeń związanych z osiągnięciem przez menedżerów odpowiedniego wyniku finansowego przedsiębiorstwa.