Technologia jest dziś obecna praktycznie w każdym aspekcie życia. Wiele rozwiązań ułatwia nam codzienną pracę oraz załatwianie spraw. Nowości technologiczne i przestawienie się na digital jest coraz częściej zauważalny również w administracji publicznej. Jednostki samorządów terytorialnych znajdujące się na Podkarpaciu deklarują jednak, iż w przeważającej części bazują na tradycyjnych narzędziach, a nowe technologie traktują jako wsparcie.
Rozwijanie sektora e-usług z wykorzystaniem nowoczesnych technologii jest możliwe dzięki analizie potrzeb w kontekście administracji cyfrowej z uwzględnieniem m.in. elektronicznego obiegu dokumentów. W związku z powyższym, w maju i czerwcu 2020 roku zostały przeprowadzone badania ilościowe wśród podkarpackich jednostek samorządu terytorialnego, których tematyka dotyczyła e-usług oraz technologii informacyjno-komunikacyjnych wykorzystywanych w obsłudze zadań poszczególnych urzędów. Projekt badawczy był realizowany przez ekspertów Instytutu Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego (IRSI) oraz agencji Exacto wśród wszystkich 181 urzędów działających na terenie województwa podkarpackiego. Na przeprowadzenie ankiety telefonicznej CATI zgodził się średnio co drugi urząd z regionu (n=86).
Jednym z kluczowych obszarów badawczych była diagnoza poziomu cyfryzacji sektora administracyjnego na Podkarpaciu. Badani mieli za zadanie wybrać jeden z czterech testowanych opisów, który ich zdaniem najlepiej oddaje sposób funkcjonowania urzędu pod kątem potencjału technologicznego i rozwoju cyfrowych usług publicznych. Niemal 90% badanych podmiotów bazuje na tradycyjnych narzędziach w obsłudze zadań (w tym 85% zadeklarowało, że nowe technologie stanowią tylko wsparcie funkcjonowania urzędu, a 5% nie wykorzystuje ich wcale lub robi to bardzo rzadko). Tylko co dziesiąta odpowiedź świadczyła o tym, że interesariusze załatwiają sprawy głównie online przy wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi z zakresu e-administracji i e-usług. Interesującym jest, że wszystkie odpowiedzi świadczące o strategii bazowania na nowych technologiach w obsłudze zadań samorządów, występowały wśród urzędów gmin i/lub miast. Natomiast wszystkie pytane starostwa deklarowały, że kluczowe znaczenie w pracy mają narzędzia tradycyjne – czyli papierowe formularze i wnioski.
Samorządy bazujące na tradycyjnych narzędziach w obsłudze swoich interesariuszy uzyskały istotnie niższą średnią wskaźnika, który odzwierciedla odsetek możliwych do załatwienia spraw za pomocą
e-usługi przez Internet, w porównaniu do samorządów ukierunkowanych na rozwój cyfrowych usług publicznych. Wynik pierwszej z wymienionych grup oscylował w granicach 35%[1], zaś w grupie bazującej na nowoczesnych rozwiązaniach IT wzrósł dwukrotnie (72%).
Rysunek 2. Sposoby funkcjonowania podkarpackich JST (N=86)
Źródło: opracowanie własne na podstawie badania JST w województwie podkarpackim
Natomiast analiza pytania o korzyści, jakie wynikają z cyfryzacji administracji w Polsce, wykazała dwie dominujące odpowiedzi (sytuacja, w której ponad połowa badanych jest tego zdania). Otóż 60,5% respondentów uważa, że najważniejszą sprawą jest całodobowa dostępność urzędów, zaś 55% zwracało uwagę na skrócenie czasu realizacji danych spraw i większe możliwości przerobowe urzędników. Spory odsetek (45%) akcentował fakt, iż cyfryzacja usług umożliwia osobom niepełnosprawnym łatwą komunikację z urzędem bez wychodzenia z domu. Podobny wynik uzyskały dwie inne korzyści, tj. prognozowany wyższy poziom zadowolenia interesariuszy, gdyż nie muszą osobiście fatygować się do urzędu oraz większa dostępność do informacji. 38% ankietowanych w swoich odpowiedziach zwracało uwagę na ogólny trend podniesienia jakości usług publicznych. Warto podkreślić, że podczas definiowania korzyści pojawiały się także wskazania na aspekty wizerunkowe, np. promocję, proces budowy społeczeństwa informacyjnego czy podniesienie zaufania do administracji publicznej.
[1] Przykładowa interpretacja: Jeśli w całym urzędzie można załatwić 100 spraw, to 35 z nich można prowadzić/ procedować przez Internet.
Źródło: Instytut Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego, Exacto
Grafika: Freepik.pl
