Zorientowana na budowanie relacji w obrębie przedsiębiorstwa komunikacja wewnętrzna, dysponuje szeregiem narzędzi, które w różnym stopniu i na różnych poziomach realizują jej cele. Instrumentem wielofunkcyjnym w tym zakresie jest firmowy Intranet.
Komunikacja wewnętrzna bywa często kojarzona z budowaniem relacji w obrębie przedsiębiorstwa. Chociaż na poziomie ogólnych skojarzeń takie stwierdzenie ma racjonalne uzasadnienie, to wobec bogactwa wyzwań jakie stawia przed specjalistami wewnętrzny PR, uproszczenie wydaje się kształtować obraz nieco fałszywy. Z uwagi na samą złożoność relacji w firmie zagadnienie należy traktować jako bardzo zróżnicowane. Sprawne zarządzanie informacją, budowanie motywacji, wreszcie kreowanie pozytywnego wizerunku marki w oczach pracowników to tylko przykładowe obszary, które stanowią o rozległym zakresie komunikacji wewnętrznej.
Nie jest jednak przedmiotem niniejszego artykułu dostarczanie argumentów twierdzeniu o wielu płaszczyznach internal relations. Wniosek ogólny stanowi jedynie punkt wyjścia dla prezentacji narzędzia Intranetu, które na wielozadaniowym polu komunikacji wewnętrznej wykazuje wielofunkcyjny charakter.
Prezentacja Intranetu w kontekście jego użyteczności względem wewnętrznego PR abstrahuje od jego podstawowych funkcjonalności w obszarach składania wniosków, przepływu dokumentów, prowadzenia ewidencji, itp.
Efektywna komunikacja wewnętrzna
Intranet jest rozwiązaniem wykorzystywanym przede wszystkim w dużych i średnich przedsiębiorstwach i śmiało można uznać, że oprócz kwestii związanych z kosztami wprowadzenia systemu jest to podyktowane możliwościami, które udostępnia. Przede wszystkim sprawdza się jako platforma komunikacyjna w firmach o złożonych strukturach, w których efektywny przepływ informacji wymaga przekazu masowego dostarczanego skonkretyzowanym odbiorcom.
System komunikowania za pomocą Intranetu w głównej mierze opiera się na przekazie od instytucjonalnego nadawcy, a publikowane treści są odbierane jako informacje oficjalne, pochodzące z wiarygodnego źródła. Podstawowe zdefiniowanie funkcjonalności platformy implikuje pierwsze wnioski o zaletach systemu. Pracownicy instytucji mają łatwy i powszechny dostęp do aktualnych wytycznych, bieżących komunikatów i rozporządzeń, co przekłada się na efektywność zarządzania informacją. Funkcja przekazywania wiadomości jest jednak o wiele bardziej złożona i może odnosić się zarówno do publikowania tekstów o bieżącej działalności, komunikatów służbowych, baz wiedzy, informacji o strukturze organizacyjnej i firmowym workflow.
Można więc mówić w kontekście dostarczania informacji również o realizacji funkcji edukacyjnej, rozwijaniu kompetencji pracowników w konkretnych obszarach. Rozbudowane platformy komunikacyjne mogą posiadać strefy e-learningu, które bez konieczności prowadzenia szkoleń bezpośrednich, dostarczają wiedzę i dają możliwość jej zweryfikowania. Umieszczenie w Intranecie informacji o obowiązujących w firmie standardach prowadzenia dokumentacji służbowej czy obsługi klienta wraz z udostępnieniem aktualnych norm, szablonów i wzorów zwiększa prawdopodobieństwo podejmowania pożądanych postaw świadczących o kulturze pracy.
Więcej niż kanał dystrybucji informacji
Dystrybuowanie komunikatów przez Intranet wykracza jednak poza realizację celów informacyjnych. Narzędzie, które dociera do konkretnych odbiorców staje się ważnym instrumentem działań strategicznych komunikacji wewnętrznej, odpowiedzialnym m.in. za wskazywane wcześniej budowanie motywacji czy kreowanie pozytywnego wizerunki marki wśród pracowników.
Przedsięwzięcia zorientowane na budowanie tożsamości pracowników z firmą zyskują w Intranecie kanał komunikacyjny, który z powodzeniem może być kanałem głównym, jak i narzędziem wspierającym. Podobnie platforma staje się użyteczna podczas organizacji konkursów i nadawaniu wyróżnień, tym samym jest narzędziem praktycznym w realizacji celów i założeń procesu wzmagania motywacji i rywalizacji.
Współcześnie zgodnie z trendami panującymi w komunikacji online doniosłego znaczenia nabiera funkcja socjalizująca. Napisano już w tym tekście, że komunikacja w Intranecie głównie opiera się na schemacie, w którym wyróżnione zostają podmioty instytucjonalnego nadawcy i masowego odbiorcy, a ich role pozostają niezmienne. Obecnie jednak wprowadzane rozwiązania zaburzają ten schemat i pozwalają użytkownikom na dodawanie komentarzy, ocenianie wpisów. Prowadzone są również fora dyskusyjne, co pozwala na zebranie wartościowego feedbacku mogącego wypływać na ustalenia strategiczne. Social Intranet pozwala na dodawanie treści i nawiązywanie kontaktu z innymi użytkownikami, przez co platforma staje się miejscem tworzenia relacji między pracownikami.
Efektywność Intranetu zależna jest od wielu czynników związanych zarówno z jakością treści jak i estetyką layoutu. Funkcjonalnie opracowana i dobrze zarządzana platforma jest narzędziem dysponującym znacznym potencjałem komunikacyjnym, przez co Intranet staje się dla wielu firm jednym z instrumentów kluczowych w projektowaniu działań wewnętrznego PR.
W ujęciu syntetycznym wśród korzyści jakie generuje Intranet na polu internal relations należałoby wyróżnić przede wszystkim efektywność przekazywania oficjalnych informacji i komunikatów, możliwość kreowania wizerunku firmy, dostarczanie wiedzy i udział w edukacji pracowników, wpływ na ujednolicanie działań pracowników poprzez udostępnianie aktualnych wzorów i szablonów, dostarczanie informacji o opiniach i nastrojach panujących wśród użytkowników oraz pozyskiwanie feedbacku. Wszystkie wymienione czynniki nie zamykają jednak bogatego katalogu zalet platformy, która wraz z rozwojem technologii stale zwiększa zakres swoich możliwości.
Autor: Michał Bomba, Exacto Sp. z o.o.
Grafika: Freepik
