Cienie i blaski organizacji eventów na świeżym powietrzu

Cienie i blaski organizacji eventów na świeżym powietrzu

Eventy promocyjne organizowane na otwartej przestrzeni są ciekawym narzędziem marketingowym. Stoiska pozwalają na zapoznanie potencjalnych klientów z ofertą, pozyskanie nowych kontaktów biznesowych, a także nawiązanie współpracy. Mimo wielu korzyści, imprezy otwarte niosą również ze sobą wiele trudności przede wszystkim w działaniach przygotowawczych.

Marketing i komunikacja w trakcie i po pandemii
Którzy influencerzy stracą, a którzy zyskają na skutek pandemii?
CSR istotny jak nigdy wcześniej

Kaprysy pogody

Niesprzyjająca aura jest jednym z tych czynników, który pomimo ciekawego programu eventu, a także atrakcji dostępnych na stoisku może przyczynić się do niskiej frekwencji. Opady deszczu lub wysokie temperatury nie zachęcają do przebywania na świeżym powietrzu. Dlatego warto przygotować plan „B”, tak aby w przypadku złej pogody przenieść imprezę do pomieszczenia zamkniętego. Czasem jednak to nie jest możliwe, stąd efekty wydarzeń mogą się pogorszyć właśnie z powodu pogody. Duże zagrożenie zarówno dla obsługi stoiska, jak i znajdującego się na nim sprzętu stanowią silne podmuchy wiatru. Brak właściwego przymocowania lub obciążenia namiotu, może spowodować uszkodzenie lub złamanie konstrukcji.

Placowe

Czasem jednym z głównych powodów organizacji eventu na otwartej przestrzeni jest ograniczony budżet, a brak opłaty za wynajęcie sali konferencyjnej generuje dodatkową oszczędność. Jednak w wielu przypadkach wynajęcia powierzchni otwartej, wiąże się ze znacznie większą opłatą. Dlatego warto to rozpatrzeć, przed podjęciem decyzji o organizacji wydarzenia. Dotyczy to szczególnie imprez masowych, gdzie cena za kilka metrów placu może sięgać kilkunastu tysięcy.

Nagłośnienie

Konferansjer obecny na stoisku promocyjnym z pewnością może skutecznie zwiększyć frekwencję odwiedzających, pod warunkiem że ma talent. Aby jego przekaz był właściwie odebrany, konieczne jest wyposażenie stoiska w dobry sprzęt nagłaśniający. Jednak nawet najlepsza aparatura może nie działać prawidłowo z powodu zakłóceń spowodowanych pracą urządzeń znajdujących się na sąsiednich stoiskach. W przypadku, gdy do jednego źródła zasilania podłączonych jest kilku wystawców zdarzają się również awarie systemu, mogące doprowadzić do uszkodzenia sprzętu. Jeśli nasze stoisko stanowi element dużej imprezy, korzystanie z nagłośnienia może być zabronione przez organizatorów, dbających o to, aby jedno ze stoisk nie zakłócało pracy innych wystawców.

Podłoże

Przy wyborze miejsca wydarzenia powinno się zwrócić uwagę na rodzaj podłoża, na którym zostanie ono zorganizowane. Niewłaściwa lokalizacja może sprawić wiele problemów podczas montażu stoiska. Na przykład: nierówny grunt przyczyni się do krzywego ustawienia konstrukcji namiotu, stroma powierzchnia udaremni rozstawienie roll-up’ów i standów, brak trawy spowoduje zabrudzenie sprzętu, zwłaszcza w przypadku opadów.

Frekwencja

Niezaprzeczalną zaletą imprez otwartych jest łatwość pozyskania uczestników. Istotne jest, aby przy wyborze miejsca oraz terminu eventu, kierować się możliwością bezpośredniego dotarcia do potencjalnych odbiorów. Dobrym rozwiązaniem jest połączenie eventu z imprezą masową innego organizatora. W takim przypadku, bez konieczności przeprowadzania kampanii informacyjnej oraz rekrutacji, zapewnimy sobie kilkuset, a nawet kilkanaście tysięcy odwiedzających stoisko. Ta taktyka sprawdzi się również w przypadku organizacji eventu w centrum większego miasta. Stoisko o  spersonalizowanym charakterze, dostosowane do interesującej nas grupy uczestników, pozwoli na pozyskanie dużej liczby zainteresowanych.

Mówią o nas

Niecodzienne akcje promocyjne skutecznie przyciągają uwagę mediów. Jeśli organizacji eventu towarzyszyć będą dodatkowe atrakcje, mogą one przyczynić się do promocji firmy poprzez środki masowego przekazu. Oprócz standardowych informacji prasowych, warto bezpośrednio powiadomić dziennikarzy o organizowanym przedsięwzięciu. To oczywiście tylko początek, warto bowiem pamiętać o wszystkich możliwościach poinformowania naszych odbiorców, zarówno za pośrednictwem tych tradycyjnych jak i nowoczesnych form przekazu.

Kreatywność w parze z rozwagą

Eventy na przestrzeni otwartej stanowią niezaprzeczalnie dobrą alternatywę dla tych organizowanych w pomieszczeniach zamkniętych. Ciekawe pomysły na przeprowadzenie kampanii mogą przynieść sukces. Przy organizacji wydarzenia dobrze jest kierować się zarówno rozwiązaniami, które zapewnią jak największe zainteresowanie uczestników, jak i możliwościami ich wykonania. Należy również zwrócić uwagę na zagrożenia techniczne, które mogą udaremnić przeprowadzenie eventu.

Autor: Sylwia BruśniakExacto Sp. z o.o.

Grafika: Freepik