Korzystanie z informacji prasowych znacznie ułatwia mi pracę – to stwierdzenie, z którym zgodziło się aż 77% dziennikarzy. Polska Agencja Prasowa wspólnie z Instytutem Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego przeprowadziła badanie, w którym zapytała ponad 130 dziennikarzy z całej Polski o ocenę konstrukcji i dystrybucji otrzymywanych przez nich informacji prasowych.
Dziennikarza i PR-owca w swojej pracy łączy ten sam cel – dotarcie do jak największej liczby odbiorców ze swoim materiałem prasowym. Poprawnie opracowana informacja prasowa zwiększa szansę na jej publikację lub przygotowanie na jej podstawie artykułu przez dziennikarza. Ankietowani dziennikarze w opisanym badaniu zrealizowanym w roku 2020 przyznali, że korzystają z informacji prasowych przy tworzeniu co trzeciego artykułu (36,7%). Dodatkowo, przy co piątym materiale kontaktują się z PR-owcami, natomiast w przypadku co szóstego artykułu wykorzystują gotową treść informacji prasowych. W mocno zinformatyzowanym świecie, źródłem informacji dla dziennikarza jest jego skrzynka e-mail. Na taki sposób pozyskiwania informacji wskazało 57,6% ankietowanych. Nieznacznie rzadziej dziennikarze deklarowali, że stawiają w tej kwestii na indywidualne rozmowy z oficjalnym przedstawicielem firmy czy instytucji oraz udział w konferencjach prasowych.
Co powinna zawierać informacja prasowa, aby jej treść została opublikowana? Aż 89% dziennikarzy wskazało, że najważniejszymi elementami przy jej wyborze do publikacji są dane liczbowe, natomiast 86% badanych skłoniło się ku danym kontaktowym do nadawcy komunikatu i ekspertów. Ważna jest także forma graficzna i stylistyczna treści oraz spójność materiału. Ankietowani dziennikarze dużą wagę przywiązują do unikania opisów komercyjnych rozwiązań lub produktów, a także odwoływania się w materiale do wyników badań, ankiet oraz danych statystycznych. W trakcie tworzenia informacji prasowej, zdaniem badanych, warto unikać nachalnych treści marketingowych (obecnie z taką praktyką spotyka się przeszło połowa badanych dziennikarzy), a także zbyt dużej liczby danych lub zbędnych wypowiedzi.
– Dystrybucja informacji prasowych to jedno z podstawowych zadań, jakie mają specjaliści zajmujący się komunikacją. Każdy kto jest odpowiedzialny za media relations powinien wiedzieć, w jaki sposób konstruować komunikaty prasowe, aby ich wysyłka przynosiła oczekiwane rezultaty. Wyniki badania przeprowadzonego przez PAP oraz IRSI stanowią pewnego rodzaju zbiór wytycznych, o których warto pamiętać. One mogą ułatwić prace zarówno praktykom PR, jak i dziennikarzom – mówi prof. UW, dr hab. Dariusz Tworzydło, współautor badań.
W zakresie planowania dystrybucji informacji prasowych warto pamiętać o tym, że bardzo ważnym aspektem wpływającym na szansę jej publikacji jest dzień tygodnia, w którym nastąpi wysyłka. Największą szansą na to, że badani dziennikarze zajmą się przygotowaniem artykułu w oparciu o przesłaną informację, jest otrzymanie jej na redakcyjną skrzynkę pocztową we wtorek (72%). Nieco mniejsze szanse występują w przypadku poniedziałku oraz środy – odpowiednio 62,1% oraz 61,4%. Dużego znaczenia nie ma natomiast pora jej dystrybucji, chociaż jak zaznaczali dziennikarze (37,1% ), informację prasową lepiej jest przesłać w godzinach porannych.
