Intranet zdecydowanie w tyle zostawia media społecznościowe czy inne programy do komunikacji w firmie. Z kolei organizacje, które postawiły na intranet, zostawiają w tyle konkurencję, bo zyskują czas, podnoszą jakość komunikacji i kulturę organizacji – takie wnioski płyną z najnowszych badań zrealizowanych przez Akademię Leona Koźmińskiego i Ideo. Wyniki badań zostały przedstawione w książce pt. „Skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji. Internet i nowe trendy. Zarządzanie i strategia” (wyd. Poltext).
To kompleksowy przewodnik dla organizacji, które chcą zaprojektować lub poprawić systemy intranetowe. Książka napisana wspólnie przez Grzegorza Mazurka, prof. Akademii Leona Koźmińskiego i Urszulę Kandefer, ekspert ds. systemów komunikacji wewnętrznej w Ideo, prezentuje wyniki badań menedżerów i specjalistów, którzy z intranetu korzystają na co dzień. Wynika z nich, że najważniejszym zyskiem dla firmy, płynącym z wykorzystania intranetu, jest oszczędność czasu, co wpływa na kondycję finansową firmy.
– Intranet, jako wewnętrzna platforma komunikacji, to nie tylko narzędzie pracy, które zapewnia pracownikom dostęp do niezbędnych informacji. Systemy intranetowe znacząco podnoszą konkurencyjność firm i wpływają na ich rozwój. Wspomagają pracę zespołową i pomagają zarządzać wiedzą oraz innowacjami – przekonuje dr hab. Grzegorz Mazurek, kierownik studiów z zakresu zarządzania w wirtualnym środowisku.
Jak wynika z badań, platformy do komunikacji wewnętrznej pozwalają pracować sprawniej, szybciej i efektywniej. Tak uważa ponad 65 proc. respondentów. Z kolei prawie połowa badanych (48 proc.) postrzega intranet jako korzystne rozwiązanie z uwagi na polepszenie komunikacji pomiędzy zarządem a pracownikami. Niemal jedna trzecia badanych (31 proc.) wskazuje, że dzięki intranetowi poprawia się kultura organizacyjna przedsiębiorstwa. Niemal drugie tyle zaznacza, że dzięki intranetowi można zapewnić kontrolę nad pracownikami i procesami wewnątrz organizacji.
– Intranet jest bardzo dobrym narzędziem nie tylko dla pracowników, ale też dla zarządu organizacji. Pomaga w skutecznej komunikacji oczekiwań wobec podwładnych i stanowisk – podkreśla Urszula Kandefer specjalistka w zakresie wdrażania projektów internetowych i intranetowych.
Intranet sprzyja mobilności
Co trzeci badany korzysta z intranetu poza miejscem pracy (ponad 30 proc.), a zawarte w nim funkcje są bardzo przydatne lub niezbędne według większości ankietowanych. Chodzi tu o dostęp do wiedzy (66 proc. wskazań), załatwianie spraw pracowniczych (60 proc. wskazań) czy przekazywanie informacji (59 proc. wskazań). Korzystanie z intranetu nie oznacza zatem uwiązania do stanowiska pracy – jak twierdzą autorzy.
Intranet jest najczęściej elementem większej całości systemów komunikacyjnych w przedsiębiorstwach lub jest połączony z innymi systemami (76 proc. odpowiedzi). W 30 proc. przypadków respondenci wskazali, że intranet jest osobnym, autonomicznym rozwiązaniem.
Intranet nie tylko dla korporacji
Korzyści z wdrożenia intranetu płyną zarówno dla małych, jak i dla dużych firm. Intranety jako systemy komunikacji nie są zarezerwowane wyłącznie dla korporacji.
– Niezależnie od typu i specyfiki organizacji w każdym przypadku celem wdrożenia portalu intranetowego jest przyniesienie korzyści wszystkim w organizacji i poza nią. Usprawnienie codziennej pracy i kontaktu między pracownikami, integracja zespołu, dobre relacje pomiędzy decydentami a podwładnymi, lepsze, bardziej satysfakcjonujące wyzwania wnoszące wartość czy po prostu oszczędności czasu i innych zasobów to tylko wybrane korzyści płynące z dobrego wdrożenia dobrze zaprojektowanej platformy intranetowej – zaznacza dr hab. Grzegorz Mazurek.
Pracownicy nie muszą być specjalnie zachęcani do korzystania z intranetu. Z badań wynika, że najczęstszą „zachętą” jest po prostu fakt, że platforma oferuje funkcje niezbędne w pracy, do których nie ma dostępu w inny sposób. Między innymi z tego powodu intranet jest o wiele bardziej popularny niż narzędzia typu Facebook Workforce, Lync, Yammer czy Trello.
Badania przeprowadzono w okresie od czerwca 2017 roku do maja 2018 roku na próbie 232 respondentów z kilkunastu branż działających w usługach, handlu i produkcji.
– Choć wyników badań nie można uznać za reprezentatywne dla całej populacji, to z pewnością stanowią ciekawy głos w dyskusji nad stanem wykorzystania narzędzi intranetowych w przedsiębiorstwach działających na terenie Polski, szczególnie tych średnich lub dużych – przekonuje dr hab. Grzegorz Mazurek.
Źródło: Science PR
Grafika: Freepik
