Jak wykorzystać sztuczną inteligencję w rekrutacji?

Jak wykorzystać sztuczną inteligencję w rekrutacji?

Czym zajmuje się współczesny rekruter w wewnętrznych działach HR? Ile obecnie trwa proces rekrutacyjny? Czy sztuczna inteligencja może w najbliższym czasie zastąpić działy HR? O tym więcej w rozmowie z Magdaleną Niedziałek, Recruitment Project Manager & Internal Trainer w Grafton Recruitment.

Badanie Meaningful Brands 2023
Zarządzanie zespołem – rola i cechy dobrego managera
Najnowszy raport inhire.io IT MARKET SNAPSHOT Q1 2023

Newsline: Rekruter, jak sama nazwa wskazuje, kojarzy nam się z osobą, która jest odpowiedzialna za cały proces rekrutacyjny. Czym dodatkowo zajmują się obecnie rekruterzy w wewnętrznych działach HR?

Magdalena Niedziałek: Rekrutacja nigdy nie jest jedynym elementem pracy rekrutera, choć jest oczywiście tym najważniejszym. Z tegorocznego badania Grafton Recruitment „Rekruter w świecie decydentów” wynika, że rekruterzy najczęściej zajmują się dodatkowo employer brandingiem, w tym wewnętrzną strategią EVP (czyli Employee Value Proposition). Bardzo często są też odpowiedzialni za wdrażanie nowych pracowników oraz codzienne wsparcie menedżerów. W zakresie ich ekspertyzy leżą często sprawy związane z zarządzaniem talentami, rozwojem w organizacji czy prawem pracy. Aż połowa rekruterów jest także odpowiedzialna za wewnętrzną komunikację. Zdarza się, że dodatkowo przygotowują także dokumentację niezbędną przy zatrudnianiu pracowników oraz nadzorują wynagrodzenia i benefity, chociaż akurat za te kwestie częściej odpowiedzialne są kadry czy księgowi.

Jak długo trwają obecne procesy rekrutacyjne i co sprawia, że się wydłużają?

Jak wynika z naszego badania około 30% procesów udaje się zakończyć w 3-4 tygodnie, natomiast prawie połowa (45-47%) trwa aż 1-2 miesiące. 3-4 tygodnie to absolutny standard z perspektywy rekruterów – samo ustalenie strategii, wyszukanie kandydatów, spotkania z nimi, selekcja najlepszych oraz zarekomendowanie ich do menedżera zajmują około 1-2 tygodni, a w przypadku trudniejszych ról nawet dłużej. Kandydat nie ma jednak poczucia, że proces jest długi, gdyż obejmuje także pracę nad znalezieniem osób, które mogą spełniać kryteria rekrutacji i być zainteresowane zmianą firmy. Od momentu pierwszej rozmowy kandydat poświęca na proces rekrutacyjny maksymalnie 3 tygodnie, a przerwy pomiędzy spotkaniami są stosunkowo krótkie. Co prawda według raportu Candidate Experience e-Recruiter aż 41% kandydatów chciałoby, aby cały proces zajął tylko tydzień, wydaje się, że dotyczy to wyłącznie osób z bardzo dużą gotowością do zmiany. Dla innych dłuższy czas na podjęcie tak ważnej decyzji może być wręcz atutem.

W pierwszym kwartale 2023 roku zauważyliśmy, że procesy rekrutacyjne zaczęły się wydłużać. Obecnie ich przeważająca większość zajmuje 1-2 miesiące. Jest to prawdopodobnie wynikiem aktualnej sytuacji rynkowej – wiele firm rezygnuje z powiększania zespołów lub otwiera mniej wakatów w porównaniu z poprzednimi latami. Menedżerowie bardziej selektywnie podchodzą do wyboru pracowników, a sami kandydaci dużo mniej chętnie zmieniają pracodawców, stawiając na stabilizację i pewność zatrudnienia. W związku z tym wydłuża się zarówno proces wyszukania kandydatów po stronie rekruterów, przede wszystkim ze względu na dużo mniejszą responsywność, jak i proces selekcji i podejmowania decyzji przez menedżerów. To ten drugi element jest często demotywujący dla kandydatów.

Mała responsywność jest jednym z najważniejszych „wąskich gardeł” rekrutacji. Wśród innych jest wieloetapowość, a także niska rozpoznawalność marki. Mniejszy wpływ na długość procesu ma brak publikowania widełek płacowych w ogłoszeniach. Podawanie ich zwiększa natomiast zainteresowanie kandydatów.

Rekruterzy chcieliby poświęcać więcej czasu na kontakty z kandydatami. Jakie obszary można lub warto zautomatyzować?

Rekrutacja jest specyficzną branżą, w której liczy się zindywidualizowany kontakt. Są oczywiście elementy, które można i warto zautomatyzować, ale trudno sobie wyobrazić pełną automatyzację samych spotkań rekrutacyjnych, które wymagają personalnego podejścia do każdego ze spotykanych kandydatów. Co więcej, osoby ubiegające się o pracę oczekują nieszablonowych wiadomości z ofertami. Automatyzację komplikują także kwestie prawne i ochrony danych osobowych. Specjaliści w tym zawodzie na co dzień pracują z danymi wrażliwymi. Zanim rekruterzy zaczną korzystać z niektórych narzędzi, firmy muszą przyjrzeć się im z perspektywy prawnej i w związku z tym wdrażanie tych usprawnień odkłada się w czasie.

Ponadto każdy rekruter poznaje i przekonuje się do narzędzi automatyzujących pracę we własnym tempie. W zależności od podejścia, osobowości czy otwartości na nowinki technologiczne, różni rekruterzy szybciej lub wolniej zaufają nowym rozwiązaniom.

Jaki jest potencjał automatyzacji procesów rekrutacyjnych w obliczu rewolucyjnej technologii opartej na sztucznej inteligencji?

Potencjał jest ogromny. Z badania Grafton Recruitment wynika, że rekruterzy marzą o zautomatyzowaniu prawie wszystkich elementów procesu, poza samymi spotkaniami. Większość chciałaby przyśpieszyć takie zadania jak sourcing, czyli wyszukiwanie kandydatów oraz raportowanie i wprowadzanie danych do systemu. Badani wskazali również, że bardzo dużo czasu poświęcają na koordynację procesu, nie dziwi więc, że wielu z nich zależy na zautomatyzowaniu samego umawiania spotkań.

Biorąc pod uwagę różnorodność nazw stanowisk oraz odmienność opisów zawodowych doświadczeń w CV, wydaje się, że – przynajmniej na razie – warto, aby nad wyborem najlepszych CV nadal czuwało ludzkie oko. Warto jednak podkreślić, że to, z czym wcześniej narzędzia radziły sobie słabo, np. danymi nieustrukturyzowanymi czy skomplikowaną deklinacją w języku polskim, obecnie działają już poprawnie. Być może rekruterzy powoli zaczną się więc przekonywać do wspomagania się nimi w coraz to nowych obszarach swojej pracy. Pozwoli to skupić się w 100% na kandydacie i zwiększyć jakość relacji. I chociaż istnieją już narzędzia, które zastępują wstępne spotkania, np. platforma HireVue, na której kandydaci mogą nagrać odpowiedzi na pytania rekrutacyjne, kandydaci są do nich nastawieni nieprzychylnie. Rozmowy rekrutacyjne wydają się być elementem, którego rekruterzy nie chcą automatyzować.

Czy sztuczna inteligencja zastąpi rekrutera? Takie pytania coraz częściej pojawiają się w stosunku do różnych stanowisk i branż.

Istnieją obszary rekrutacji, w których sztuczna inteligencja może być skuteczna i warto ją wykorzystać. Na przykład systemy automatycznego przetwarzania CV (ATS) mogą pomóc w filtrowaniu dużej liczby zgłoszeń, identyfikacji wybranych umiejętności czy porównywaniu CV z wymaganiami stanowiska. Ponadto, narzędzia do analizy danych mogą dostarczać cennych informacji, np. na temat efektywności źródeł rekrutacyjnych. Rola rekrutera nie ogranicza się jednak tylko do analizy CV i przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych. To proces, który wymaga analizy kontekstu społecznego i zawodowego. Rekruterzy są odpowiedzialni nie tylko za wybór kandydatów na podstawie umiejętności i doświadczenia, ale także za ocenę ich pasji, wartości, postaw i kompatybilności z kulturą organizacji. Często angażują się także w budowanie relacji z kandydatami, śledzą ich rozwój zawodowy, oferują wsparcie w procesie aplikacji i stają się ich mentorami. Wymaga to umiejętności interpersonalnych, empatii i spostrzegawczości, które są trudne do zautomatyzowania. Bardzo prawdopodobne, że postęp technologiczny zmieni oblicze zawodu rekrutera tak, że za kilka lat trudno go będzie poznać, ale z całą pewnością w centrum tej specjalizacji pozostanie żywy człowiek.

Zdjęcie: Grafton Recruitment