Organizatorzy wydarzeń bardzo szybko musieli dostosować się do panujących realiów, które przyniosła pandemia. O tym, jak radzą sobie firmy eventowe oraz jaką wartość niosą za sobą wydarzenia online opowie Victoria Iwanowska, Prezes Zarządu Agencji Vi.
Newsline: Branżę eventową obok turystyki, gastronomii czy niektórych gałęzi transportu czekają zmiany i liczne wyzwania. Jak będą wyglądały wydarzenia organizowane w najbliższych miesiącach? Czym będą różnić się od dotychczasowych eventów?
V. Iwanowska: Dziś już nie ma ASAP-ów, dziś jest tylko NOW. Organizacje potrzebują szybkich i konkretnych działań, dlatego niektóre agencje eventowe natychmiast dopasowały realia do możliwości. Przez kolejne miesiące konieczne będą dalsze zmiany. Dopasowanie do przepisów bezpieczeństwa, następnie bezpiecznych obiektów i przelotów oraz przede wszystkim zmieniających się potrzeb pracowników i klientów, będzie kluczowe w najbliższych miesiącach. Dziś rynek mówi „sprawdzam”, dlatego kreatywność, elastyczność i zwinność agencji jest szczególnie ceniona u klientów, którzy otrzymują realne wsparcie i rozwiązania w realizacji celów i potrzeb, zanim sami je konkretnie nazwą. Duże organizacje doceniają, gdy jesteśmy ich uszami, gdy podpowiadamy, co sprawdza się u innych klientów. Dziś wspólnie tworzymy rozwiązania, stare wzorce można wyrzucić do kosza. Podczas eventów dla pracowników, poza potrzebą integracji, teraz szczególnie potrzebne są elementy usprawniające komunikację, a także możliwości relaksacji i technik panowania nad stresem. Podczas eventów dla klientów i kontrahentów oprócz wiedzy i pogłębienia relacji, szczególny nacisk jest kładziony na interakcję i doświadczanie, niezależnie, czy to jest event online, czy w realnej rzeczywistości.
Czy wirtualne formy eventów przyćmią klasyczne wydarzenia? Jest to chwilowy trend wymuszony obecną sytuacją czy znajdzie on swoje stałe miejsce wśród rozwiązań w branży?
Dziś odkrywamy, jak bardzo lubimy się spotykać. Jak wielu z nas tęskni do realnych konferencji, do prawdziwych emocji na eventach. Są także osoby, które preferują eventy onlinowe ze wzglądu na oszczędność czasu lub introwertyzm. Do tej pory większości z nas wydawało się, że się nie da spotykać wirtualnie na większą skalę, a w czasie pandemii są organizowane eventy nawet na kilkaset osób czy też streamingi na dziesiątki tysięcy osób.
Po odmrożeniu część korporacji nadal zakazuje spotkań pracowników, więc ta forma pozostanie na dłużej, zarówno na rynki lokalne, jak i do spotkań międzynarodowych. Pozwala także na łączenie się na żywo między eventami w różnych lokalizacjach i połączenie imprez z bezpośrednimi spotkaniami oraz spotkaniami online.
Jednak coraz więcej klientów, z którymi rozmawiamy o kolejnych eventach online, dzięki odmrożeniu od 6 czerwca i zgodzie na eventy do 150 osób, decydują się na niektóre spotkania także na żywo. Dlatego wizytujemy ośrodki i sprawdzamy, czy są przygotowane do przyjęcia grup zgodnie z nowymi zasadami bezpieczeństwa.
Nie ulega wątpliwości, że urok i szereg emocji towarzyszącym organizacji wydarzeń na żywo, nie da się zastąpić ich wirtualnymi odpowiednikami. Marki jednak radzą sobie w miarę swoich możliwości – koncerty na żywo zamieniają się w występy online, imprezy targowe wdrażają rozwiązania w sieci. Czy takie wydarzenia nie budzą w uczestnikach poczucia mniej wartościowych? Szczególnie, jeśli chodzi o płatne eventy?
Także spotkałam się z takimi głosami, ale nie do końca się z nimi zgadzam. Jeżeli prawidłowo skonstruujemy event onlinowy – z pełną świadomością słabych, ale i silnych stron takiej formuły oraz wyjaśnimy to uczestnikom – możemy bez problemu zrealizować naprawdę świetne wydarzenie online. Często wydarzenie nawet bardziej niezwykłe i emocjonujące niż to standardowe. Przykład: tydzień temu realizowaliśmy event online, na którym wystąpił dla nas z kameralnym koncertem zespół Lombard. Zamiast świateł na scenie i dudniących basów z głośników, mieliśmy kameralną atmosferę, prywatny koncert transmitowany z ich domowego studia w środku lasu. Były wielkie emocje oraz intymność i poczucie bliskości. To było nawet bardziej prawdziwe i osobiste spotkanie z muzykami, niż udałoby się nam je osiągnąć na tradycyjnym koncercie face-to-face.
Mam wrażenie, że dzisiaj z racji pandemii i izolacji traktujemy te dwa rodzaje wydarzeń jako substytuty: czyli zastępujemy „event fizyczny” eventem „onlinowym”. Moim zdaniem te dwa produkty będą już za moment współistniały, realizując różne potrzeby klientów i dając im różną wartość. Firma z pracownikami rozsianymi po świecie w różnych oddziałach może dzisiaj zrobić wspólną imprezę online – wcześniej to było niemożliwe. Na wydarzeniu firmowym może pojawić się gość, gwiazda z drugiego końca świata. Przykładów może być więcej.
Jakie pozytywy można wyciągnąć z obecnie panującej sytuacji w branży eventowej?
Z pewnością mogliśmy wdrożyć mnóstwo nowych pomysłów, ponieważ przy otwartej komunikacji klienci chętnie podejmowali szybsze decyzje niż zwykle. Jesteśmy teraz gotowi na dużo nowocześniejsze eventy dla setek tysięcy osób, łączące spotkania realne i wirtualne niż dwa miesiące temu. A to dopiero początek.
Grafika: Freepik
