Każde piękno rodzi się w bólach. Nie jest tak, że te proste wydarzenia są złe, bo nawet mały event może spełnić swoje zadanie i takie też są potrzebne. Uważam jednak, że jeśli chcemy osiągnąć dobry efekt to nie idźmy na łatwiznę - rozmowa z Andrzejem Czarneckim, Dyrektorem Komunikacji Pratt & Whitney Poland.
N: Jakie warunki musi spełniać event, żeby przyniósł oczekiwany skutek w komunikacji wewnętrznej?
AC: Przede wszystkim powinien być w jakimś sensie atrakcyjny, ludzie powinni chcieć w nim uczestniczyć. To musi być coś ciekawego, co przyciągnie uwagę ludzi, skłoni ich do tego, aby zaangażowali swój czas oraz skoncentrowali na tym, co im się proponuje. Poza tym treść wydarzenia i sposób jego realizacji muszą mieć odpowiednią jakość i być spójne z celem, który chcemy osiągnąć.
Narzędzi służących do komunikacji wewnętrznej jest sporo. Jakie miejsce wśród nich zajmuje event? Czy jest to „opus magnum” – najważniejsze dzieło z rocznego harmonogramu działu PR? A może po prostu uzupełnienie innych działań?
Zależy, jak spojrzeć na tą wagę, czy z perspektywy skuteczności, czy zaangażowania środków. Jak zwykle odpowiedzią jest równowaga. Niewątpliwie, event przez koncentrację 100% uwagi uczestników w tym samym czasie, ma ogromną moc oddziaływania. Jego przygotowanie jest na ogół pracochłonne, wymaga większej grupy osób i jest przez to kosztowne. Z tego powodu w komunikacji wewnętrznej statystycznie najczęściej sięga się po narzędzia oparte na komunikacji elektronicznej. Z tego typu promocją jest tak, że trzeba się w nią zaangażować, włożyć w nią pasję, energię i czas. Dobrze przygotowane wydarzenie może przynieść jednak niesamowite efekty. Z perspektywy czasu wiem, że tylko z takim nastawieniem możemy osiągnąć swój cel, a pracownicy docenią nasze starania.
Przejdźmy do organizowanego w Pratt & Whitney wydarzenia wewnętrznego o nazwie Techno Tour. Jaki cel przyświecał koncepcji tego eventu, dlaczego ono w ogóle zostało zorganizowane?
Żeby dobrze to zrozumieć trzeba sobie wyobrazić jaką jesteśmy organizacją. Pratt & Whitney Rzeszów to prawie 80 ha w obrębie jednego płotu. Tu powstają silniki lotnicze. Myślę, że to działa na wyobraźnię, bo taki silnik jest czymś bardzo złożonym, zawiera w sobie mnóstwo technologii i ciekawych rozwiązań konstrukcyjnych. Od jego jakości zależy ludzkie życie. Musimy zatem dbać o doskonałą jakość i zapewnienie wszystkich norm produkcyjnych. Jesteśmy organizacją opartą na wiedzy, która funkcjonuje w rzeczywistości ciągłych zmian technologicznych. Ta sama grupa ludzi, ten sam profil produkcji, ale technologicznie, to co robiliśmy 10 lat temu jest całkowicie czym innym niż obecne działania. Dlatego dbamy o to, żeby nasi pracownicy – pracujący tu niejednokrotnie od wielu lat – cały czas utrzymywali wysokie zaangażowanie.
I taki był cel Techno Tour?
Też, ale to nie wszystko. Pamiętajmy, że w Pratt & Whitney Rzeszów w obrębie jednego ogrodzenia mamy niemal 4 tys. osób rozlokowanych w różnych budynkach produkcyjnych. Są specjaliści pracujący od 20 lat np. na wydziale kół zębatych i przekładni lotniczych. Są mistrzami w swojej dziedzinie, a produkowane przez nich części spełniają wygórowane normy lotnicze. Te części muszą działać bez zarzutu niejednokrotnie nawet przez dziesiątki lat. W odróżnieniu od części samochodowych nie mogą się nagle popsuć, bo samolotem nie zjedziemy na pobocze. Bardzo często ci specjaliści, pracujący u nas wspomniane 20 lat, nie wiedzą, co robią ich koledzy, którzy specjalizują się w tzw. strukturach statycznych silników lotniczych, a których budynek zlokalizowany jest zaraz obok. I w tym momencie wracamy do wspomnianego wcześniej zaangażowania. Naszym zadaniem było zwiększenie świadomości pracowników o całości funkcjonowania firmy, z jednoczesnym osiągnięciem pewnego poziomu dumy z tego, jak ta firma zmieniła się w ostatnim czasie. Taki cel postanowiliśmy osiągnąć za pomocą wycieczki po zakładzie zorganizowanej dla pracowników.
Jak wyglądały przygotowania do Techno Tour?
W przygotowanie i przeprowadzenie tego przedsięwzięcia zaangażowane były dokładnie 32 osoby. Każdy dołożył swoją cegiełkę. Zależało nam, żeby wycieczka po zakładzie była bezpieczna, żebyśmy nie naruszając przepisów, mogli pokazać crème de la crème produkcji w Pratt & Whitney. Musieliśmy konsekwentnie realizować nasze plany, bo zazwyczaj wydarzenia wewnętrzne trwają góra kilka dni. Nasz event zaczął się w lutym i trwał do końca listopada 2016 roku – to bardzo nietypowe rozwiązanie. Wyzwaniem było na przykład zbudowanie spójnego przekazu, który trafiłby do praktycznie całej populacji naszej firmy. Komunikowaliśmy przecież przez prawie rok dla grupy kilku tysięcy osób. By zachować spójność opracowaliśmy specjalny cook book dla przewodnika Techno Tour, gdzie opisane były wszystkie założenia oraz przekaz podczas wycieczki.
Kim byli przewodnicy Techno Tour? Jak wycieczka po Pratt & Whitney Rzeszów wyglądała w praktyce?
Przewodnikami byli pracownicy naszej firmy. Dokładnie 32 osoby na zasadzie wolontariatu poświęcały co najmniej 2 godziny dziennie – tyle trwała trasa przejścia przez wyznaczone miejsca. Dysponowaliśmy specjalnie do tego przygotowanym busem, którym wycieczka się przemieszczała. Bus się wyróżniał, bo był oklejony w odpowiedni sposób, były też na nim oznaczenia Techno Tour. Oprowadzane grupy liczyły do 15 osób, a wycieczki prowadzone były codziennie w dwóch turach. Tu pojawiła się kolejna trudność, bo pewne procesy produkcyjne, które chcieliśmy pokazać, odbywają się tylko we właściwe dla nich dni w określonych godzinach. W związku z tym postanowiliśmy wyprodukować „filmy technologiczne”, które przedstawiały te procesy dla wycieczek odwiedzających dane miejsce akurat w przerwie produkcyjnej. Niektóre klipy były kilkudziesięciosekundowe, a niektóre trwały nawet do 15 minut. Wyświetlane w specjalnych miejscach Techno Tour, gdzie zbudowaliśmy odpowiednią przestrzeń pozwalającą na komfortową rozmowę. Ważne w kontekście naszego wydarzenia jest to, że wymagało ono pewnej strategicznej decyzji ze strony kierownictwa firmy i zarządu. Proszę sobie wyobrazić, że pracownik dostaje 2 godziny czasu, żeby nie pracował, czyli nie produkował, tylko chodził po firmie. Wszyscy jednak zdajemy sobie sprawę z tego, że ten czas zwróci się w postaci świadomości pracowników, czym Pratt & Whitney Rzeszów jest, co zaowocuje dumą i zaangażowaniem.
Ile osób wzięło udział w wydarzeniu? Jakie były reakcje?
W Techno Tour udział wzięło 3200 osób. To byli pracownicy produkcji, inżynierowie, konstruktorzy, technolodzy, specjaliści ds. jakości, ale także ludzie z administracji, działu finansów i innych działów nietechnologicznych. Dlatego ta pigułka informacji musiała być na tyle uniwersalna, żeby inżynier czy konstruktor nie nudzili się, oglądając film o technologii produkcyjnej, przy jednoczesnym utrzymaniu zainteresowania takich ludzi, jak np. ja, zajmujących się komunikacją. Treści musiały być zrozumiałe i łatwe do przyswojenia, żebyśmy nie słuchali tego jak na tzw. tureckim kazaniu, tylko żeby zostawiły po sobie ślad. Jeśli chodzi o ocenę naszego wydarzenia, to postanowiliśmy darować ludziom wypełnianie nudnych ankiet. Postawiliśmy na wykorzystanie tabletu. Uczestnik miał do wyboru kilka buziek – od uśmiechniętej do smutnej – i dotykając odpowiednią, wyrażał swoją opinię. Rezultaty były najwyższe z możliwych.
Celem Techno Tour było zwiększenie zaangażowania i świadomości pracowników. Jakie płyną z tego korzyści?
Korzyści są bardzo zróżnicowane. Chcieliśmy osiągnąć określony model zaangażowania, który polega na wysokiej motywacji pracowników. Ważne jest też to, co pracownicy mówią o firmie zarówno pomiędzy sobą, jak i u przysłowiowej cioci na imieninach. W tym modelu istotne jest, jak bardzo pracownicy wkładają siebie, duszę i serce w to, co robią.
Obecnie wydarzenie bardzo często traktowane jest po macoszemu. Firmy organizują wyjazd integracyjny lub piknik i tyle. Wy postanowiliście włożyć w to znacznie więcej wysiłku. Jak zachęcić przedsiębiorców, aby myśleli szerzej o narzędziu komunikacyjnym, jakim jest event wewnętrzny?
Mieliśmy świetne oceny pracowników i chociażby na tej podstawie wiemy, że nasz event – Techno Tour – został dobrze przyjęty. Dzięki tym ocenom mogę powiedzieć, że to był świetny projekt. Nie chcę używać w tym kontekście jakichś szczególnych argumentów, dlatego odniosę się do prostej prawdy, że każde piękno rodzi się w bólach. Nie jest tak, że te proste wydarzenia są złe, bo nawet mały event może spełnić swoje zadanie i takie też są potrzebne. Uważam jednak, że jeśli chcemy osiągnąć dobry efekt, to nie idźmy na łatwiznę. Jeśli chcemy zorganizować wydarzenie, które odciśnie większe piętno na naszej organizacji i jej pracownikach, to musimy poświęcić mu większe nakłady pracy i pomysłowości. Tutaj jak w fizyce działa zasada akcji i reakcji – im więcej energii włożymy, tym większe prawdopodobieństwo, że pchany przez nas głaz przesunie się dalej. Jeżeli coś popchniemy leciutko, to pozostaniemy z tym w miejscu i nie odniesiemy efektu. Teraz – mimo że nasze wydarzenie dobiegło już końca – każdą wycieczkę po zakładzie nazywamy tutaj Techno Tourem. Wydarzenie wypaliło się w świadomości i realizuje się nawet w warstwie językowej, a to najlepsze świadectwo sukcesu.
